A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é o documento que registra todo o histórico laboral e previdenciário do trabalhador, através da documentação dos vínculos empregatícios, salários, cargos, datas de admissão e demissão, férias, etc.
Através dela o trabalhador comprova suas experiências de trabalho perante terceiros, servindo como referência para futuras oportunidades de emprego e perante órgãos públicos e autoridades constituídas, uma vez que os registros nela lançados são considerados oficialmente válidos e confiáveis, ou seja, possuem o que chamamos de fé-pública.
No Brasil, a CTPS pode ser emitida tanto em formato físico (a tradicional “carteira de trabalho” de papel) quanto em formato digital (e-CTPS). Com a modernização dos processos, o governo brasileiro lançou a versão digital da CTPS, que pode ser acessada através de um aplicativo específico, permitindo que os trabalhadores tenham suas informações sempre à mão em dispositivos eletrônicos, como smartphones.
Em caso de utilização tanto da CTPS física, como da CTPS digital, ambas deverão possuir exatamente os mesmos registros.
A CTPS Digital é automaticamente emitida para todos os cidadãos e cidadãs que tenham um CPF, porém, é preciso habilitar essa carteira na plataforma do Governo Federal (www.gov.br) ou pelo Portal Emprega Brasil(https://empregabrasil.mte.gov.br/).
Todo contrato de emprego deve ser obrigatoriamente registrado na CTPS do trabalhador pelo empregador no prazo de 05 (cinco) dias úteis, conforme previsão contida no art. 29 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). Os contratos temporários, como os contratos de experiência, por exemplo,também devem ser registrados na CTPS.
A falta do registro do contrato na CTPS do trabalhador configura uma infração administrativa e pode acarretar a lavratura de auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, por iniciativa própria, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação (art. 29, §3 º da CLT).
O trabalhador tem direito ao acesso às informações registradas em sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação (art. 29, §8 º da CLT).
Embora não enseje qualquer reparação pecuniária para o trabalhador, este pode (e deve) exigir o registro de seu contrato de trabalho e sua CTPS, a princípio diretamente na empresa. Acaso não seja efetivado, pode o trabalhador buscar o registro perante a Delegacia regional do Trabalho (ou órgão correspondente), ou, diretamente, perante a Justiça do Trabalho.
O registro não precisa ser assinado, obrigatoriamente, pela Direção Administrativa da empresa. Consoante art. 2º, da CLT, o poder diretivo do empregador se divide em três prerrogativas fundamentais dentro do local de trabalho: poder de organização, poder de controle e poder disciplinar.
Pela prerrogativa da organização, a empresa organiza a disposição do trabalho em seu estabelecimento, sendo legítima a designação de uma pessoa ou um grupo de pessoas para compor seu Departamento de Gestão de Pessoas. Este departamento é responsável pela gestão administrativa dos funcionários de uma empresa, com poderes para gerenciar a folha de pagamento, efetivar admissões e demissões, registrar informações junto à plataforma do e-Social, organizar férias, receber atestados e afastamentos, suspender os contratos de trabalho, fiscalizar o registro de ponto, entre outras atribuições, podendo ser composto por um ou mais funcionários.
Via de regra, as pessoas que compõem o referido Departamento, não precisam de outorga de procuração com poderes específicos, sendo suficiente a delimitação das atividades a serem desempenhas.
Contudo, é possível a outorga de uma procuração atribuindo poderes específicos ao(s) funcionário(s), como forma de limitar a atuação deste(s).
Lado outro, após a instituição do e-Social, todos os atos de admissão, demissão, férias, afastamentos devem ser registrados formalmente no sistema, sendo o certificado digital uma espécie de identidade eletrônica da empresa, funcionando como uma carteira de identificação virtual que permite assinar documentos a distância com o mesmo valor jurídico da assinatura feita de próprio punho no papel, mas sem precisar reconhecer firma em cartório.
O certificado digital utilizado no e-Social deve ser emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil. Este deve pertencer à série “A”, do tipo A1 ou A3. Certificados digitais de tipo A1 ficam armazenados no próprio computador a partir do qual ele é utilizado. Certificados digitais do tipo A3 são armazenados em dispositivo portátil inviolável, do tipo smart card ou token, que possuem um chip com capacidade de realizar a assinatura digital.
No âmbito digital pode ser outorgada uma “Procuração Digital”, que permite a empresa delegar a terceiros a possibilidade de utilizar os serviços eletrônicos disponibilizados pela Secretaria da Receita Federal. Para realizar a procuração eletrônica não há necessidade do outorgante (aquele que concede) possuir certificado digital e pode ser feita tanto como pessoa jurídica como por pessoa física.
Por fim, é vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua CTPS. (art. 29, §4 º da CLT).
